In de blog “Wat is een Virtual Assistant?” heb ik al globaal verteld wat een VA doet en waarvoor je bij mij terecht kunt. Ik zal daar hieronder wat verder op ingaan. 

Een Virtual Assistant is een professionele assistent (vaak een zelfstandig ondernemer), die taken en verantwoordelijkheden uitvoert voor individuen, ondernemers of organisaties. Ze worden Virtual Assistants genoemd, omdat ze die werkzaamheden meestal op afstand uitvoeren en niet bij de opdrachtgever op kantoor werken.

Het soort taken dat een Virtual Assistant voor je kan doen

Een Virtual Assistant kan een breed scala aan taken uitvoeren, afhankelijk van de behoeften van de betreffende opdrachtgever. De meeste taken kunnen ingedeeld worden in onderstaande categorieën:

Administratieve taken, zoals agendabeheer, e-mailbeheer, gegevensinvoer, transcriptie, proeflezen, het opstellen en vormgeven van documenten, het maken van presentaties, het organiseren en notuleren van vergaderingen, het plannen van reizen en het boeken van accommodaties.

Boekhouding en facturering, zoals het assisteren bij het bijhouden van financiële gegevens, het opstellen van facturen, het beheren van betalingen en het maken van financiële rapporten.

Klantenservice, zoals klantenondersteuning via e-mail, chat of telefoon, vragen beantwoorden, problemen oplossen en klantrelaties beheren.

Social media-beheer, waarbij je kunt denken aan het helpen bij het beheren van sociale media-accounts, het maken en plaatsen of inplannen van berichten (inclusief graphics), het reageren op opmerkingen en het analyseren van statistieken.

Contentcreatie, zoals het schrijven en bewerken van blogposts, het maken van nieuwsbrieven, het bijwerken van websites en het creëren van visuele inhoud zoals afbeeldingen en video’s voor blogs, social media en Pinterest.

Video en audio bewerking voor bijvoorbeeld een podcast, YouTube, Instagram Reels, een online cursus, e.d.

Technische werkzaamheden, zoals webdesign en -onderhoud, inrichten en onderhouden van automatiseringen en funnels in e-mailmarketingprogramma, inrichten en onderhouden van online academies.

Organiseren (Organizing), zoals het in kaart brengen van werkprocessen, stroomlijnen en automatiseren van bedrijfsprocessen, organiseren van documenten en mappen.

Projectmanagement, denk daarbij aan het helpen bij het plannen, coördineren en beheren van projecten, inclusief het bijhouden van taken, het bewaken van de voortgang en het communiceren met het projectteam.

Onderzoek, zoals informatie zoeken over verschillende onderwerpen, markttrends analyseren, concurrentieonderzoek doen en rapporten opstellen.

Welke taken je uit handen kunt geven

Het exacte takenpakket van een Virtual Assistant kan variëren, zoals gezegd, afhankelijk van de behoeften van de klant, maar ook van de vaardigheden en expertise van de VA zelf. Het doel van een virtuele assistent is echter altijd om organisatorische taken uit handen te nemen, zodat de klant zich kan richten op andere belangrijke aspecten van hun werk of persoonlijk leven.

Dus wanneer je overweegt een Virtual Assistant in te huren, denk dan aan taken die je eigenlijk niet zou moeten doen. Zoals

  • Taken die niet binnen je zone of genius liggen
  • Taken die jij niet per se zelf hoeft te doen. Wanneer je ze uitbesteed, heb je meer tijd voor taken die wel alleen jij kunt doen.  
  • Taken die er niet per se voor zorgen dat je vooruit komt met je bedrijf
  • Taken die terugkerend zijn en geautomatiseerd of meer gestroomlijnd kunnen worden.
  • Taken die je gewoon niet leuk vindt om te doen. Die je zonde van je tijd vindt. Of waar je geen zin in hebt om je in te verdiepen.

84 taken die een Virtual Assistant voor je kan doen

Om je nog meer op ideeën te brengen volgt nu een lijst met X taken en werkzaamheden die je kunt overlaten aan een Virtual Assistant. 

Administratief

  1. Agendabeheer
  2. Beheren van agenda’s en planningen van teamleden
  3. Inplannen afspraken en/of vergaderingen
  4. E-mailbeheer
  5. (Online) Bijwonen en notuleren van vergaderingen en conferenties
  6. Gegevensinvoer en databasebeheer
  7. Bijwerken van klantgegevens in CRM-systeem
  8. Bewerken en proeflezen van geschreven materiaal
  9. Vertalingen
  10. Vertalen/transcriberen en ondertitelen van video-opnamen
  11. Transcriptie van audio-opnamen
  12. Rapporten en/of presentaties maken
  13. Aanpassen van bestaande presentaties voor specifieke doeleinden
  14. Voorbereiden van presentatiemateriaal
  15. Nieuwsbrieven maken en verzenden
  16. Opstellen/bewerken en vormgeven van documenten (zoals e-books)
  17. Voorbereiden van jaarlijkse rapporten en bedrijfspresentaties
  18. Bijhouden van voorraadniveaus en plaatsen van bestellingen
  19. Maken van trainingsmateriaal en handleidingen
  20. Opstellen van contracten en overeenkomsten
  21. Assisteren bij het werven en selecteren van personeel
  22. Maken en bijwerken van product- of dienstbeschrijvingen

Facturatie en boekhouding

  1. Opstellen en versturen van facturen
  2. (Assisteren bij de) Boekhouding
  3. Controleren en beheren van uitgaven en onkosten
  4. Beheren van online betalingen en factureringsinformatie
  5. Voorbereiden van belastingaangiften en financiële documentatie
  6. Opstellen van offertes en andere zakelijke voorstellen

Klantenservice

  1. E-mails beantwoorden (klantenservice)
  2. Beantwoorden en doorverwijzen van telefoongesprekken
  3. Klantondersteuning via e-mail, chat of telefoon
  4. Ondersteunen van klanten bij het oplossen van technische problemen
  5. Verzenden van bedankbrieven of follow-up e-mails
  6. Organiseren van evenementen
  7. Verzamelen van feedback van klanten en gebruikers
  8. Bieden van technische ondersteuning bij software en tools

Contentcreatie en social media

  1. Maken en onderhouden van contentkalenders
  2. Beheren van sociale mediaplanningstools en opzetten van campagnes
  3. Schrijven, plaatsen/inplannen van berichten op diverse sociale media kanalen
  4. Aangaan van interactie op sociale media kanalen
  5. Bijhouden en analyse rapporteren van sociale media statistieken
  6. Beheren van online communities en forums, en moderatie van berichten
  7. Schrijven, bewerken en plaatsen/inplannen van blogposts
  8. Blog- en contentcuratie voor sociale media
  9. Eenvoudige grafische taken (afbeeldingen maken, foto’s bewerken)
  10. Schrijven en opmaken van nieuwsbrieven
  11. SEO teksten schrijven
  12. Creëren van visuele inhoud zoals afbeeldingen en video’s voor blogs, social media en Pinterest.

Technisch

  1. Webdesign
  2. Websitebeheer en -onderhoud
  3. Landingspagina’s maken
  4. Inrichten en onderhouden van automatiseringen en funnels in e-mailmarketingprogramma
  5. Opzetten van e-mailcampagnes en nieuwsbrieftemplates
  6. Beheren van nieuwbriefabonnementen en e-mailcampagnes
  7. Controle en rapportage van e-mailmarketingcampagnes
  8. Ondersteunen van podcastproductie en -publicatie
  9. Video’s maken en editen
  10. Postcast/audio-editing
  11. Beheren van webinars en online cursussen
  12. Plannen van en ondersteunen bij webinars en online workshops
  13. Opzetten, inrichten en onderhouden online cursusomgeving
  14. Creëren en onderhouden van online cursusmateriaal
  15. (Assisteren bij het) opzetten en onderhouden van een CRM-systeem
  16. Bijhouden en beheren van affiliate marketingprogramma’s

Organisatorisch

  1. Organiseren van documenten en mappen
  2. Beheren van cloudopslag en documentdeling
  3. In kaart brengen van werkprocessen
  4. Stroomlijnen en automatiseren van bedrijfsprocessen
  5. Creëren en beheren van workflows voor geautomatiseerde processen
  6. Bijhouden van licenties, abonnementen en vernieuwingen

Projectmanagement

  1. Helpen bij het plannen, coördineren en beheren van projecten en takenlijsten
  2. Bewaken van de voortgang
  3. Bijhouden van deadlines en instellen van herinneringen
  4. Communicatie met het projectteam 
  5. Inrichten van online projectmanagementtool (zoals Trello of ClickUp)
  6. Beheren van online projectmanagementtools en workflows

Onderzoek

  1. Onderzoek doen voor specifieke onderwerpen
  2. Webonderzoek en concurrentieanalyse
  3. Uitvoeren van marktonderzoek en analyseren van trends
  4. Bijhouden en rapporteren van markttrends
  5. Bijhouden van trends en ontwikkelingen in de branche
  6. Analyseren van webverkeer en statistieken van de website(s)
  7. Maken en analyseren van enquêtes voor marktonderzoek
  8. Bijhouden en analyseren van klanttevredenheidsonderzoeken

Enorm veel taken die je kunt uitbesteden aan een Virtual Assistant dus. En dit is nog niet eens alles. Virtual Assistants zijn echte probleemoplossers, dus kom je ergens niet uit in je onderneming? Vraag een VA of zij kan helpen! Een eerste gesprek om dit te onderzoeken is bij de meeste VA’s gratis, zo ook bij mij. 

Dus loop je ergens tegenaan, of wil je graag tijd vrij maken voor jezelf, je gezin of voor taken die alleen jij kunt doen? Maak een afspraak in mijn agenda voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek om te bespreken of ik je verder kan helpen.

84+ taken die een VA voor je kan doen